Kombination aus Coaching und Beratungsauftrag
Dauer: ca. 1,5 Jahre, im ersten Jahr ca. 7 Termine á 5 Stunden
Kanzleigröße: kleine Kanzlei (inhabergeführt, wenige Mitarbeitende)
Schwerpunkt: Führung, Selbstführung, Selbstorganisation, Strukturaufbau
Begleitung: Coaching & Beratung über ca. 1,5 Jahre
Beratungsformat: Kombination aus Einzelcoaching und Workshops mit dem Team vor Ort
Sie war immer da. Und genau das war das Problem.
📷 FOTO-HINWEIS: Du am Schreibtisch – nicht gestellt, eher nachdenklich. Vielleicht mit Kaffeetasse. Kein Lächeln nötig. Wirkt nahbar und ehrlich.
Kennen Sie das? Die Kanzlei läuft nur, wenn Sie da sind. Wenn Sie einen freien Tag nehmen, stapeln sich die Rückrufe. Wenn Sie krank werden, bricht das System zusammen. Und die einzige Lösung, die Sie kennen: noch mehr da sein.
Genau das war die Ausgangslage einer Inhaberin einer Steuerkanzlei mit Spezialisierung auf Land- und Forstwirtschaft, die zu mir kam. Sie war das Herz und Hirn der Kanzlei – gleichzeitig. Ein Flaschenhals in Reinkultur.
Was ihr fehlte, war keine neue Software. Kein besseres Team. Kein Zeitmanagement-Kurs.
Ihr fehlte Selbstführung.
Der Alltag: viel Einsatz, wenig Wirkung
📷 FOTO-HINWEIS: Voller Schreibtisch, Akten, Post-its – zeigt die Ausgangslage. Kann auch symbolisch/gestellt sein.
Die Tage der Inhaberin sahen ungefähr so aus: Rückruf, spontane Frage, nächster Rückruf, operative Kleinigkeit, Rückruf. Für das, was sie eigentlich liebte – hochwertige Beratung – blieb keine Zeit. Konzentriertes Arbeiten verlegte sie ins Wochenende. Dann, wenn das Telefon schwieg und niemand etwas von ihr wollte.
Der Bearbeitungsstau war mit bloßem Auge sichtbar: Akten in den Regalen, auf dem Boden, überall. Und weil sie sich für die Verspätungszuschläge ihrer Mandanten schämte, zahlte sie diese schlicht selbst. Honorare hatte sie seit Jahren nicht erhöht. Gehälter hingegen schon – aus Angst, ihre Mitarbeitenden zu verlieren.
Alles war wichtig. Alles war dringend. Und nichts wurde wirklich gelöst.
Was sie für das Problem hielt
Als sie zu mir kam, hatte sie ihre Lage schon analysiert. Gründlich. Die Antwort schien klar:
Die Prozesse waren veraltet. Die Digitalisierung kam nicht voran, weil niemand sie vorantrieb. Die Mitarbeitenden wussten nicht, was sie wann wie erledigen sollten. Die Mandanten hielten sich an keine Absprachen – weil es keine gab. Und die Honorare? Seit Jahren nicht angefasst, weil sie mit so vielem im Rückstand war, dass sie sich das nicht auch noch leisten konnte.
Kurz: Die Struktur passte nicht mehr. Es brauchte neue Prozesse, bessere Tools, klarere Abläufe.
Das leuchtete ein. Das war nachvollziehbar.
Was tatsächlich dahintersteckte
Neue Prozesse wurden eingeführt – und trotzdem landeten die Entscheidungen wieder bei ihr. Tools wurden eingerichtet – und trotzdem war sie der Engpass. Strukturen wurden besprochen – und trotzdem lief alles über ihren Schreibtisch.
Das Problem war nicht die Struktur. Das Problem war die Rolle, die sie sich selbst zugewiesen hatte – vollkommen unbewusst, über Jahre hinweg.
Sie hatte sich zur internen Kanzleiverwalterin gemacht. Immer reaktiv. Immer verfügbar. Immer verantwortlich für alles und jeden. Dahinter steckten klassische Muster: fehlendes Führungswissen, Schwierigkeiten beim Delegieren, und ein Glaubenssatz, der sich durch alles zog:
„Ich muss es allen recht machen.“
Die Erkenntnis, die alles veränderte: Solange sich an ihrer Rolle nichts ändert, werden auch die besten Prozesse nichts nachhaltig verändern. Die Kanzlei kann sich nicht entwickeln, wenn die Chefin sich nicht entwickelt.
Der Moment, der alles verändert hat
📷 FOTO-HINWEIS: Ruhiges, helles Setting – du im Gespräch oder nachdenklich am Fenster. Kein Laptop, keine Akten. Wirkt wie ein Moment der Klarheit.
Einen Moment aus unserer Zusammenarbeit vergesse ich nicht.
Sie sitzt im Raum, schließt die Augen – und fängt leise an zu lächeln. Sie beschreibt ihre ideale Zukunft: vorsichtig zunächst, dann immer klarer, immer konkreter. Dieses innere Bild – ihr persönliches Zielbild – wurde zum Kompass für alles, was danach kam.
Die Frage, die sie sich seitdem bei jeder Entscheidung stellt: Bringt mich das meinem Zielbild näher – oder weiter davon weg?
Klingt simpel. Ist es auch. Und es wirkt.
Was sich im Team veränderte
📷 FOTO-HINWEIS: Teamfoto – locker, nicht zu gestellt. Oder ein leerer Besprechungsraum, der „nach dem Workshop“ wirkt: Flipchart, Moderationskarten, gute Stimmung.
Parallel zum Coaching der Inhaberin arbeiteten wir in gemeinsamen Workshops mit dem Team. Und das war alles andere als trocken: Es wurde gelacht. Es wurde diskutiert. An manchen Stellen auch geweint.
Aus einer Gruppe von Mitarbeitenden wurde ein echtes Team – eines, das lernte, Verantwortung zu übernehmen, sich einzubringen und Veränderungen aktiv mitzutragen. Nicht weil jemand es ihnen befahl. Sondern weil sie verstanden hatten, wie ein gutes Uhrwerk funktioniert: Jeder Teil trägt dazu bei, dass das Ganze läuft.
Viele kleine Hebel – kein großer Zaubertrick
Es gab keine eine große Lösung. Was wirklich half, waren viele gezielte Veränderungen:
- Reduzierte Erreichbarkeit – damit alle wieder in Ruhe arbeiten konnten
- Klare Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten
- Prozesse analysieren, aktualisieren, neu aufsetzen
- Mitarbeitende in echte Prozessverantwortung bringen
- Sinnvolle Tools einführen (kein Tool-Zoo, nur was wirklich hilft)
- Zusammenarbeit mit Mandanten neu regeln
- Honorare schrittweise anpassen
Und parallel dazu: Die Inhaberin arbeitete an sich selbst. An ihrer Führungsrolle, an ihrem Umgang mit Verantwortung, an der Entwicklung ihres Teams.
Was heute möglich ist – und vorher undenkbar war
📷 FOTO-HINWEIS: Du in entspannter, selbstbewusster Pose – draußen, hell, leicht lächelnd. Zeigt: Es geht ihr gut. Ohne Burnout-Ästhetik.
Die interne Kanzleiverwalterin ist heute eine aktive Kanzleientwicklerin.
Zum ersten Mal läuft die Kanzlei auch dann, wenn sie nicht da ist. Zum ersten Mal werden Entscheidungen dort getroffen, wo sie hingehören. Zum ersten Mal macht sie Urlaub, wenn sie es möchte – nicht nur, wenn sie es sich gerade noch leisten kann.
Ihr Einkommen hat sich erhöht und sie verdient es heute mit weniger Stunden, mehr Freude und dem guten Gefühl: Ich bestimme die Regeln.
Die größte Veränderung ist nicht in den Prozessen erkennbar. Sondern in der Person.
Was diesen Erfolg möglich gemacht hat – und was das mit Ihnen zu tun hat
Dieser Fall ist kein Einzelfall. In kleinen, inhabergeführten Kanzleien entsteht diese Dynamik fast automatisch: Die Inhaberin oder der Inhaber wird zum Engpass, Verantwortung wird nicht abgegeben, Entwicklung bleibt im Alltag stecken. Solange die Inhaberin im Reaktionsmodus bleibt, bleibt die Kanzlei stehen.
Erst wenn Führung bewusst übernommen wird, können Strukturen wirken und Entlastung entstehen.
Was diesen Prozess möglich gemacht hat: Die Inhaberin hat sich trotz Zeitdruck für die Begleitung entschieden. Sie hat sich selbst hinterfragt. Ihr Team hat mitgemacht. Und alle haben Dinge ausprobiert, von denen sie anfangs nicht überzeugt waren – weil sie darauf vertraut haben, dass es sich lohnt.
Es hat sich gelohnt.
Erkennen Sie sich hier wieder? Wenn Ihre Kanzlei wächst, verändern sich die Herausforderungen: Dann geht es nicht mehr nur um Entlastung – sondern um klare Umsetzung im Team.
→ Lesen Sie hier weiter: „Wir müssen mal…“ – der teuerste Satz in jeder Kanzlei
FAQ:
Woran erkenne ich, dass ich in meiner Kanzlei zum Flaschenhals geworden bin?
Wenn die Kanzlei ohne Sie stillsteht, Entscheidungen auf Sie warten und Sie konzentriertes Arbeiten ins Wochenende verlagern – dann sind Sie der Flaschenhals. Das ist kein Charakterfehler, sondern ein strukturelles Problem, das sich lösen lässt.
Was hat Coaching mit Kanzleistruktur zu tun?
Mehr als die meisten denken. Neue Prozesse wirken nur, wenn die Führungskraft sie auch wirklich lebt. Solange hinderliche Glaubenssätze wie „Ich muss es allen recht machen“ im Hintergrund wirken, untergräbt die Inhaberin jede strukturelle Veränderung unbewusst selbst.
Wie lange dauert so ein Veränderungsprozess realistisch?
In diesem Fall rund eineinhalb Jahre – mit intensiver Begleitung im ersten Jahr. Veränderung braucht Zeit, weil sie nicht nur kognitiv verstanden, sondern im Alltag verankert werden muss. Schnelle Lösungen halten selten.
Was ist, wenn mein Team den Veränderungen nicht mitzieht?
In den meisten Fällen liegt das nicht am Unwillen des Teams, sondern an fehlender Klarheit: Was genau soll sich verändern? Warum? Und was bedeutet das konkret für jeden Einzelnen? Wer diese Fragen beantwortet und das Team einbindet, erlebt überraschend selten echten Widerstand.
Muss ich als Inhaberin wirklich an mir selbst arbeiten, um die Kanzlei zu verändern?
Ja – und das ist die ehrlichste Antwort, die ich geben kann. Die Kanzlei ist ein Spiegelbild der Führungskraft. Wenn sich die Führungsperson nicht verändert, verändern sich auch Strukturen und Team nicht nachhaltig.
